Что такое архивация документов – как это работает?

Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами.

Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации.

Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела.

Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

Что такое архивация документов – как это работает?

Нюансы создания архива

В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

  • документация передается в архив только по описи;
  • если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  • каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
  • если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Что такое архивация документов – как это работает?

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  • первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  • при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
  • производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  • ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  • производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  • разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  • если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  • на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  • формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  • делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  • все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Что такое архивация документов – как это работает?

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

  • индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
  • наименование дела;
  • число бумаг, хранящихся в папке;
  • срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
  • разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Что такое архивация документов – как это работает?

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов.

При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов.

Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

  • указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
  • приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
  • перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
  • вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
  • указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Что такое архивация документов – как это работает?

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства.

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц.

Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

  • помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
  • в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
  • размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
  • устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
  • между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
  • длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
  • дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Что такое архивация документов – как это работает?

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  • первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Что такое архивация документов – как это работает?

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

Заключение

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени.

Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив.

Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Источник: https://BusinessMan.ru/pravila-arhivirovaniya-dokumentov-v-organizatsii.html

Что такое архивация файлов и как она работает

Рано или поздно все новички задаются вопросом: что представляет собой архивация файлов, зачем она нужна среднестатистичному пользователю. Постараемся дать ответы на эти и некоторые другие вопросы, связанные с процессом архивации. После прочтения вы начнёте намного лучше разбираться в нюансах работы на персональном компьютере.

Архивы: что это такое

Архив представляет собой контейнер, в котором помещаются самые разные виды данных. Попадая в него, они не только надёжно хранятся, но ещё и немного уменьшаются в размерах благодаря процедуре сжатия.

Активное использование архивов практически на всех компьютерах мира объясняется удобной организацией структуры папок/файлов, уменьшением размера для отправки по электронной почте и создания копий. Работать с архивами просто и комфортно.

Какие подвиды бывают

  1. Самораспаковывающийся. По факту, перед нами исполняемый тип, выполненный в формате exe. Просто запустите – он сам распакуется в выбранное вами место.
  2. Многотомный. Так называется архив, который изначально разбит на несколько составляющих.

    Показал высокую эффективность при использовании объёмных файлов. Разделили их на компактные части, поместили на носители – и дело в шляпе!

  3. Запароленный. Уже из названия понятно, что открыть такой архив обычным кликом мышки не получится. Нужно будет ввести пароль.

    Классная штука, когда нужно защитить личные данные.

  4. Непрерывный. Каждый элемент представляет собой одно целое. Плюсы очевидны, однако не обошлось и без минусов. Чтобы извлечь один из элементов, придётся дождаться распаковки остальных.

Что такое архивация документов – как это работает?Создание пароля для архива

Архивация файлов – что это такое

Действительно, зачем архивировать документы и папки? Архивацией называется процесс создания архива посредством упаковки файлов. Может происходить вместе со сжатием или без него.

Для архивирования используются специальные программы, именуемые архиваторами. Это идеальный вариант для тех, кто хотел бы увеличить свободное место на винчестере, привести файлы в порядок либо организовать на компьютере рабочее пространство.

Архиватор – особое ПО, предназначенное для аккуратной упаковки файлов в архив или, наоборот, их извлечения оттуда.

При создании архивов сохраняются метаданные: название, время создания, право доступа и пр. Качественные архиваторы могут задействовать сжатие без потерь для того, чтобы снизить вес архива.

В дальнейшем это позволит выполнить распаковку с точностью до одного бита. Качество не теряется.

Все файлы сжимаются совершенно по-разному. Некоторые упаковываются как текстовые, то есть размер уменьшается существенно. Другие – исключительно как бинарные (либо сильно уменьшаются в размерах, либо остаются почти неизменными).

Разновидности архиваторов: лучшие из лучших

Было бы неплохо узнать, какие архиваторы стоит использовать и почему. Эту классификацию мы приготовили специально для вас.

WinRAR

Пожалуй, самый популярный архиватор среди всех существующих на рынке. Вам стоит выбрать его из-за богатого функционала, приятного интерфейса. Скорость работы приличная, качество сжатия тоже радует. Разумеется, на русском языке. Поддерживает все распространённые типы архивов – от rar и zip до 7z. Идеальный выбор для тех, кто только начинает осваивать компьютер.

Что такое архивация документов – как это работает?WinRAR или WinZip — выбор за Вами

WinZIP

Не менее известный софт с просто ошеломляющим функционалом. Работает с большинством популярных расширений, переведён на русский. Скажем вкратце – если у вас на диске скопилось 10 гигабайт фотографий, попробуйте WinZip. Используя архиватор WinZIP, вы без труда уменьшите их вес до 9,5, а то и до 9 гигабайт!

Кстати, ВинЗип ещё и прекрасно синхронизируется с облачными сервисами, что весьма и весьма удобно.

7-ZIP

Бесплатное и не менее популярное ПО, чем WinZIP и WinRAR. Имеет собственное расширение 7z. Также поддерживает такие распространённые форматы, как зип, рар и пр. Меню оформлено в простом, лаконичном стиле. Это делает архиватор ещё привлекательнее.

Как и все перечисленные выше программки, 7-ZIP полностью переведена на русский язык. Скорость работы очень и очень приличная.

HaoZip

Можно с уверенностью заявить, что перед нами – полноценная и очень точная копия программы WinRAR. Она дублирует известный архиватор не только по функционалу, но и по внешнему стилю.

Реализована поддержка множества форматов, степень сжатия восхитительная. Пожалуй, единственным минусом HaoZIP является отсутствие возможности запаковать данные в формат RAR. Вам будет доступна только распаковка.

Надеемся, что этот маленький недостаток исправят в самое ближайшее время.

Архивация файлов в Windows (видео)

Вместо вывода

Надеемся, вам понравился материал об архивации данных. Мы продолжим публиковать материалы на эту тему. Впереди много интересного – оставайтесь с нами!

Источник: https://arkhivator.ru/arhivatsiya/

Как организовать архив в организации с нуля: пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА СОБСТВЕННЫМИ СИЛАМИ

Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом. Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря.

Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы.

Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет.

Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Что такое архивация документов – как это работает?

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой

Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив

Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм. Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично.

Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение. Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища.

Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот. Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.

Бумажный и электронный архив

Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике.

Минус — чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д. Электронный же архив — технология повседневности и будущего.

Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище.

В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности. Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой.

Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.

Процесс организации архива

Начинается процесс неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за деловодство подчиненные.

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения. Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

  • издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;  
  • разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;  
  • определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;  
  • раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.  

Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:  

  • Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.  
  • Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;  
  • Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.  
  • Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения  
  • Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.  
  • Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.  
  • Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.  
  • Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.  
  • Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.  
  • Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения  

Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.

В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения.

Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела.

А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Как хранить архивные документы

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона».

Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами. Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная.

В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:

  • дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
  • проекторы диафильмов и слайдов;
  • бобинные киноаппараты (обыкновенно — восьмимиллиметровые). Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры — во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.

Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов. Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание. Далее следует рассчитать площадь. Обыкновенно принимаются такие параметры:

  • на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;  
  • в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.

Итого на один стеллаж можно поставить минимум 350 и максимум 600 дел. Расстояние между отдельными стеллажами — от 80 см, габаритные параметры с боковыми стойками — 100х65 см. Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела. Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов. Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица. Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:

  • каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
  • электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
  • условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
  • при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.  

Количество показов: 2168

Источник: https://3259404.ru/blog/articles/arkhiv-s-nulya/

Архивация файлов

Слово «архивация» употребляется довольно часто. Попробуем разобраться, что это такое и для чего нужно.

Архивация – это сжатие, то есть уменьшение компьютерного размера. Примечательно, что это процесс никак не влияет на качество файла.

Например, у Вас на компьютере есть книга. На компьютерном языке эта книга называется файл, и у него есть определенный размер. Допустим, у Вашей книги… Простите, у файла, размер 1 Мб (один мегабайт).

При помощи архивации мы можем уменьшить этот размер в несколько раз без потери текста и качества. Был один мегабайт, а после архивации будет точно такой же файл, но размером 120 Кб (это в 8,5 раз меньше).

Вот как выглядит файл после архивации:

    или        или так    

Но такое значительное уменьшение размера возможно не всегда. Если Вы попробуете заархивировать музыку, видео, фотографии, то размер практически не изменится. То есть архивация такие файлы не сожмет.

Зачем тогда она нужна? – спросите Вы. Неужели она нужна только для того, чтобы сжимать текст? А вот и нет. У архивации есть еще одно замечательное свойство. По-простому его можно назвать «упаковка».

Что такое архивация документов – как это работает?

Например, у меня есть двадцать фотографий. Для удобства эти фотографии я положил в отдельную папку. Приятель попросил переслать ему по электронной почте эти фотографии.

Если Вы когда-нибудь пересылали по почте несколько файлов, то понимаете, что каждый из них нужно прикреплять к письму отдельно. То есть переслать папку, в которой эти файлы лежат, нельзя.

И в моем случае придется каждую из двадцати фотографий прикреплять к письму отдельно. Это долго и неудобно. Есть ли выход?

Конечно, есть! И этот выход – архивация. Фотографии она не уменьшит, зато упакует.

Когда Вы архивируете файлы или папки с файлами, они помещаются в «архив». Это что-то вроде плотной упаковки. Можно сказать, Ваши файлы (папки) запечатываются и при транспортировке остаются целыми и невредимыми.

Например, когда Вы приходите на почту, чтобы переслать какую-нибудь вещь, ее тщательно запаковывают. То же самое происходит и при архивации.

Значит, в моем случае с фотографиями, которые нужно передать по электронной почте, я могу их просто заархивировать. Получится один архив, то есть один файл. И когда я буду отправлять письмо, то отправлю один файл, а не двадцать. Это экономит время и нервы.

Именно по причине удобства, заархивированные файлы и папки очень часто встречаются в Интернете.

Источник: https://neumeka.ru/arhivatsiya_faylov.html

Архивация, для чего архивируют файлы

Главная → Программы для опытных → Компьютер «просто о сложном»

Архивация будет незаменима для тех, кто активно работает с различными файлами, часто пересылая их, а так же для тех, кто мучается от недостатка места на жестком диске, давайте разберемся, что же такое архивация, для чего она нужна.

Что такое архивация

Архивация данных позволяет сохранить любое количество файлов в один элемент — архив. Последний напоминает папку, которая сжимает размер содержимого.

То есть архивация выполняет две основные функции:

  1. Уменьшает размер файлов и папок 
  2. Упаковывает любое количество файлов и папок в один элемент — архив (содержимое не смешивается в кашу, данные не теряются и не ломаются)

Архив может выглядеть по-разному, в зависимости от установленной программы, которая открывает архивы. Самая распространенная программа — WinRAR, значок такого документа выглядит следующим образом:

Для чего архивируют файлы

Экономия места

Если у Вас жесткий диск недостаточно большого объема и постоянно не хватает места, попробуйте хранить файлы, которые жаль удалять, в архивах. Например, рабочие документы, которые лежат на всякий случай.

Помещенные в архив файлы не удаляются с их обычного места на компьютере, поэтому если хотите сэкономить место, смело стирайте их, оставляя только архив, его можно распаковать в любое время.

Важно помнить, что не все файлы сжимаются со значительной экономией, например, размер фотографий уменьшается с каждых 100 Мб всего на несколько Мб.

Но документы MicrosoftWord или сохраненные файлы графического редактора Adobe Photoshop сжимаются значительно: с пятидесяти Мб до трех Мб.

Музыкальные и видеофайлы так же сжимаются незначительно, но если их количество внушительно, то можно и добавить в архив.

Пересылка файлов

Передавая файлы в интернете, например, по электронной почте или в программе skype, мы не можем прикрепить к сообщению всю папку, а только отдельные фотографии или документы.

Поэтому крайне удобно делать из множества элементов один файл для передачи, здесь-то и приходит на выручку архиватор. Например, можно всю папку «Фото из отпуска» переслать одним разом, создав из них единый файл — архив.

Да еще и передача его в сети будет быстрее, чем обычно, потому что размер стал меньше.

Защита данных

В прошлом уроке мы разбирали скрытые папки и объяснили, что личную информацию хранить там не стоит, поскольку спрятанные файлы могут быть легко обнаружены, как программами, так и вручную. Если Вам нужно скрыть файлы от чьих-то глаз, то архивация файлов с последующим наложением пароля, будет отличным решением.

Большинство программ-архиваторов имеют эту функцию и без труда можно задать пароль, который защитит необходимые данные. Серьезно отнеситесь к выбору пароля в этом случае, он не должен быть слишком простым и очевидным, но важно запомнить его, потому что никаких путей восстановления с секретными вопросами не будет.

Этот способ тоже не идеальный, в сети все чаще появляются программы, которые могут подбирать пароли и взламывать архивы.

Архивация файлов очень полезная функция, к сожалению, удобной стандартной программы, то есть такой, которая устанавливается сразу с операционной системой, нет и её нужно будет скачивать отдельно, об этом мы поговорим в следующем уроке

Рубрики: Компьютер «просто о сложном»

Источник: https://prosto-ponyatno.ru/komp-dlya-pro/arxivaciya-dlya-chego-arxiviruyut-fajly/

Что такое архив, архиватор и для чего используются

  • Пожалуй каждый пользователь компьютера при работе на нём рано или поздно сталкивается с таким типом файлов как «архив» и сразу возникают вопросы: а что это такое архив, зачем они нужны и как с ними работать?
  • Архивные файлы действительно изначально не совсем понятны пользователям, столкнувшимся с ними впервые, открываешь этот файл, а в нём ещё ряд файлов, а может быть ещё один архив внутри, а в нём ещё файлы 🙂 и получается что-то вроде матрёшки.
  • Для тех, кто ещё не знаком с этими понятиями, в данной заметке хочу прояснить как можно проще для новичков, что же такое архивы, для чего они могут вам понадобится, как работать с такими файлами при помощи программ-архиваторов (распаковывать их и упаковывать), о понятиях архивации и разархивации.
  • Потому что файлы этого типа несут определённую полезность и работа с которыми, порой, просто необходима в любой операционной системе.

Что такое архив?

Он представляет собой файл, который содержит себе один или несколько других файлов, папок, в сжатом виде, при этом размер файлов в архиве может быть уменьшен за счёт сжатия, а может остаться практически неизменным, что зависит и от типа самих файлов и от программы, которой происходила запаковка в архив.

Архивные файлы бывают различных типов, например: RAR, ZIP, 7z, TAR, BZ и прочие. Зависит от того, в какой программе был создан архив.

Теперь выделю для чего они нужны при работе и преимущества их использования:

  1. Основное причина использования архивов при работе с компьютером — возможность передавать при помощи них сразу несколько файлов как один, например, по почте, когда не удобно передавать их по отдельности или попросту не получается этого сделать.

    Чтобы было понятнее, представьте, что вам нужно передать кому-нибудь 20 книг + какие-нибудь документы из нескольких листов в файлах. Так вот, мы, конечно, можем передавать всё это добро по очереди, по отдельности, но это неудобно и займёт больше времени. А можно ведь просто погрузить всё в коробку, плотно упаковав и передать её нужному человеку.

    Вот в этом примере коробка — это и есть тот самый файл-архив, в который вы сложили другие файлы и передали всё разом, вероятно уменьшив при этом и общий объём, если плотненько упаковали 🙂

    Теперь к реальному примеру: нужно передать человеку по почте или другим способом 100 файлов-документов. Можно каждый прикреплять к письму на почте, можно все их перенести в папку «облака» и дать ссылку на скачивание, а можно быстренько упаковать всё в архив и отправить любым из удобных и подходящих способов.

    Кстати, во втором случае из примера выше (перенести все файлы в папку облака), получатель так или иначе получит эти файлы в виде одного архива, после чего будет распаковывать у себя на компьютере если только не решит каждый файлик загружать по отдельности.

    Потому что при скачивании откуда-либо сразу нескольких файлов, они, как правило, упаковываются в архив, чтобы загружался один файл, а не несколько.

  2. Дополнительные возможности, такие как: установка пароля, возможность разбить архив на части. То есть вы можете установить пароль на архив и никто не сможете распаковать его и получить доступ к файлам, пока не введёт ваш пароль. Будет доступен лишь просмотр содержимого архива (т.е. будет видно названия файлов и папок, содержащихся в нём).

    Если создаваемый архив планируется большого объёма (веса), то при его создании можно настроить автоматическое его разбиение на тома заданного размера, а при распаковке 1-го из них будут распакованы все остальные как единый архив.

  3. Сжатие файлов. Каждый архив способен сжимать файлы, которые в него упаковываются. Как я выше упомянул, зависит это и от самих файлов, например, лучше все сжимаются текстовые файлики, хуже фото, видео и другие архивы.

    Но также зависит и от программ архиваторов, о чём расскажу ниже…

Работа с архивами | Понятие архиватора

Для того чтобы работать с архивами существуют так называемые программы-архиваторы. Они позволяют:

  1. Упаковать нужные файлы и папки в архив с нужными настройками;

  2. Распаковать файлы из созданного архива, чтобы работать с ними в привычном виде, в папке.

  1. Процесс упаковки, то есть создания архива называют архивацией, а обратный процесс (распаковка) — разархивацией.
  2. Таким образом, архиватор — это программа, позволяющая создавать архивы с нужными настройками, выполнять операции по работе с ними (просмотр и управление их содержимым), а также выполнять их разархивацию.
  3. Есть множество различных программ-архиваторов, но я выделю 3 самых популярных:
  1. WinRAR, пожалуй, самый известный и востребованный, умеющий создавать 3 типа архивов (rar, rar4, zip), задавать при множество настроек и разархивировать любые типы архивов.

    Подробнее о нём и о том как с ним работать рассказано здесь »

  2. 7-Zip, не менее популярный, но в отличие от 1-го абсолютно бесплатный и ничего не просит (винрар постоянно напоминает и внесении «пожертвования»), также умеет работать в любыми типами архивов.

    Всё самое нужное о нём рассказано здесь »

  3. Встроенный в Windows Zip-архиватор, который, собственно, доступен только в системах Windows и не умеет практически ничего кроме создания и распаковки обычных ZIP-архивов. Но для начала, когда ещё нет на компьютере ничего другого, вполне сгодится 🙂

    О том как с ним работать подробно расписано здесь »

Заключение

Подведу некоторых краткий итог: архивы — это тип файлов, которые дают нам, пользователям компьютеров и других устройств (на смартфонах, планештах тоже можно работать с ними) некоторые преимущества, например, упаковку многих файлов и папок со сжатием, с установкой пароля и передачу другому человеку через интернет как один файл.

Для их создания и распаковки мы пользуемся специальным софтом — архиваторами, которых уже имеется очень много видов от разных разработчиков и, как говорится, на любой вкус и цвет.

Уверен, что необходимость поработать с архивами обязательно касается рано или поздно каждого пользователя, имеющего дело с компьютером, даже обычных офисных работников. Т.е. для работа с этим форматом файлов не только каких-нибудь супер-специалистов и программистов касается 🙂

На этом всё, надеюсь из этой небольшой заметки вам стало, как минимум, понятнее что такое архивы, для чего они нужны и что используют для работы с ними.

А если что-то вдруг забыл важное досказать или остались вопросы, напишите, пожалуйста, об этом в х к статье 🙂 Всем обязательно отвечу!

Источник: https://serfery.ru/kompyuternaya-gramotnost/chto-takoye-arkhiv-i-arhivator/

Архивирование документов в организации

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела.

Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.).

Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/arhivirovanie-dokumentov-v-organizacii/

Ссылка на основную публикацию